Yazıcı, dijital verileri fiziksel bir belgeye dönüştürerek çalışır. Bu işlem, bir bilgisayardan veya başka bir aygıttan yazıcıya yazdırma komutu gönderildiğinde başlar. Yazıcı verileri alır ve belgenin düzenine, rengine ve içeriğine göre işler. Mürekkep püskürtmeli yazıcılarda veriler daha sonra yazıcı kafasındaki mürekkebi kağıda hassas desenlerle püskürten küçük püskürtme uçlarını kontrol etmek için kullanılır. Lazer yazıcılarda veriler, toner tozunu çeken ve daha sonra kağıda aktarılan ve ısı ile kaynaştırılan toner tozunu çeken bir tamburu statik elektrikle doldurmak için kullanılır.
Renkli bir yazıcı, tam bir renk yelpazesi üretmek için mürekkep veya toner renklerinin bir kombinasyonunu kullanarak çalışır. Renkli mürekkep püskürtmeli yazıcıda genellikle dört renkli kartuş bulunur: Camgöbeği, Macenta, Sarı ve Siyah (CMYK). Bu renkler, kağıt üzerinde istenilen renkleri elde etmek için değişen oranlarda karıştırılır. Lazer renkli yazıcılar için çeşitli camgöbeği, macenta, sarı ve siyah toner kartuşları kullanılır. Yazıcı, yazdırma işlemi sırasında tonerleri katmanlayarak ve karıştırarak tüm renk yelpazesini oluşturmak için bu tonerlerin bir kombinasyonunu kullanır.
Mürekkep püskürtmeli yazıcı, kağıda sıvı mürekkebi püskürtmek için yazdırma kafasındaki küçük püskürtme uçlarını kullanarak çalışır. Metin ve görseller oluşturmak için mürekkep püskürtme uçlarından kontrollü damlacıklar halinde püskürtülür. Yazdırma kafası, mürekkebi hassas bir desende biriktirirken kağıt üzerinde ileri geri hareket eder. Mürekkep kağıt tarafından emilir ve yazıcının kurutma işlemi lekelenmeyi önlemeye yardımcı olur. Mürekkep püskürtmeli yazıcılar, yazıcı modeline ve istenen baskı kalitesine bağlı olarak boya bazlı veya pigment bazlı gibi farklı mürekkep türlerini kullanabilir.
Yazıcı kafası, bir dizi küçük püskürtme ucu aracılığıyla kağıda mürekkep akışını kontrol ederek çalışır. Mürekkep püskürtmeli bir yazıcıda, yazdırma kafasında, metin ve görüntüler oluşturmak için küçük mürekkep damlacıklarını hassas desenlerde püskürten bir püskürtme uçları ızgarası bulunur. Baskı kafası mürekkebi kontrollü bir şekilde hareket ettirirken kağıt üzerinde hareket eder. Mürekkebi püskürtme uçlarından dışarı çıkarmak için genellikle termal veya piezoelektrik teknoloji kullanılarak çalışır. Termal yazıcı kafaları, püskürtme uçlarından püskürtülen mürekkepte kabarcıklar oluşturmak için ısıyı kullanırken, piezoelektrik yazıcı kafaları, mürekkebi püskürtme uçlarından dışarı itmek için elektrik yüklerini kullanır.