Een printer werkt door digitale gegevens om te zetten in een fysiek document. Dit proces begint wanneer een afdrukopdracht vanaf een computer of ander apparaat naar de printer wordt verzonden. De printer ontvangt de gegevens en verwerkt deze op basis van de lay-out, kleur en inhoud van het document. Bij inkjetprinters worden de gegevens vervolgens gebruikt om kleine spuitmondjes in de printkop aan te sturen, die inkt in precieze patronen op papier spuiten. Bij laserprinters worden de gegevens gebruikt om een drum op te laden met statische elektriciteit, die tonerpoeder aantrekt, dat vervolgens op het papier wordt overgebracht en met warmte wordt versmolten.
Een kleurenprinter gebruikt een combinatie van inkt- of tonerkleuren om een volledig spectrum aan tinten te reproduceren. In een kleureninkjetprinter zijn er doorgaans vier kleurencartridges: cyaan, magenta, geel en zwart (CMYK). Deze kleuren worden in verschillende verhoudingen gemengd om de gewenste kleuren op het papier te verkrijgen. Voor laserkleurenprinters worden verschillende tonercartridges van cyaan, magenta, geel en zwart gebruikt. De printer gebruikt een combinatie van deze toners om het volledige kleurengamma te creëren door de toners tijdens het printproces in lagen te leggen en te mengen.
Een inkjetprinter werkt door kleine spuitmondjes in de printkop te gebruiken om vloeibare inkt op het papier te spuiten. Inkt wordt in gecontroleerde druppels uit de spuitmondjes gespoten om tekst en afbeeldingen te vormen. De printkop beweegt heen en weer over het papier terwijl hij de inkt in een nauwkeurig patroon afzet. De inkt wordt door het papier geabsorbeerd en het droogproces van de printer helpt vlekken te voorkomen. Inkjetprinters kunnen verschillende soorten inkt gebruiken, zoals op kleurstofbasis of op pigmentbasis, afhankelijk van het printermodel en de gewenste printkwaliteit.
Een printkop werkt door de inktstroom op het papier te regelen via een reeks kleine spuitmondjes. In een inkjetprinter bevat de printkop een raster van spuitmondjes die kleine druppeltjes inkt in precieze patronen uitstoten om tekst en afbeeldingen te creëren. De printkop beweegt over het papier terwijl de inkt gecontroleerd wordt verplaatst. Het werkt doorgaans met behulp van thermische of piëzo-elektrische technologie om inkt uit de spuitmondjes te persen. Thermische printkoppen gebruiken warmte om belletjes in de inkt te creëren die door de spuitmondjes worden uitgeworpen, terwijl piëzo-elektrische printkoppen elektrische ladingen gebruiken om de inkt uit de spuitmondjes te duwen.